Поделись с нами своей болью, и выиграй два билета на концерт Red Hot Chili Peppers

Project management in cultural events with Microsoft Office Tools always been a bit of an out-of-date pain. An artist biography of for exhibition may exist in several word versions at different team members, an exel-guest-list is constantly getting incoherent, you spend tonnes of time emailing and discussing on phone design variants and check-lists.
It has gone much better with google online tools, but still awaits functional apps and operating system, i think.

Пользовались продуктом ToonBoom Manager который, по идее должен был упрощать организацию производства анимации, а на самом деле оказалось бесконечное и количество бессмысленных полей, чек-боксов, ссылок которые надо заполнять, а потом еще надо разобраться в заполненном в общем кромешный ад. Простенькая табличка экселя оказалась куда более функциональной, но контора то заплатила за софт и не малые деньги, и требует внедрения софта в рабочий процесс, чувствую будем мучится.

Участвовал в организации двух конференций. Первая : 3 дня, 50 участников, вторая - 2 дня, 90 участников.
В первом случае как член команды , второй как руководитель команды.
Для совмесного планирования и коммуникации мы в обоих случаях использовали гугл докс ( таблицы в основном)
Проблемы, которые вспоминаются.
1. Хаос ,который со временем самоорганизуется во всех таблицах. То есть непонятно куда девать выполненные ( либо измененные задачи) , и куда ставить новые. Как отслеживать продвижение.
2. Остутствие тегов для информации. Приходилось дублировать ячейку, если она касалась двух людей. Выделять свойства задачи цветами тоже довольно ограниченная, таблица напоминала радугу а не план проекта :)
3. Самое важное на мой взгяд - несвоевременность. То есть когда нужно быстро реагировать на какую-то ситуацию ( пропал спикер, пожелание партнера, изменение места проведения) , гугл доки не обеспечивали должной скорости передачи информации . Люди то редко проверяют, что там поменялось.

Определенная структура, назначение ролей уже достаточно хорошо реализовано в разных планировщиках совместной работы. Насчет быстрого ( либо срочного ) оповещения всех участников об новой задаче не слышал , хотя может где-то и реализовано. Скажем круто было бы, если бы в софте была функция сообщить о введении новой задачи с помощью имейла, либо смс.

Удачи в вашем стартапе ! :)

В тридевятом царстве, в тридесятом государстве работали удаленно неайтишники из разных стран и городов. И требовалось от них регулярно делать определенного рода аналитику.

Использовали Teamlab. Но при всем богатстве его возможностей он использовался только для постановки-распределения задач, плюс закрытие задачи в тимлабе служило индикатором того, что работа принята. Даже сама работа пересылалась через почту, а не выкладывалась в Teamlab. И комментарии/замечания к ней, понятно, тоже через почту.

Думаю, главная причина в том, что функций там много, а разбираться в них негикам лень, да и незачем. В частности, настройка email-подписок запрятана где-то в глубине и не шибко гибка. Также отмечу, что пользоваться мобильной версией было крайне неудобно.

Также была вялая попытка использовать встроенные блоги для инструкций и обсуждений, но активность и оперативность там была низкой.

Также для организации командной работы с разной успешностью и степенью вовлеченности использовал Google Docs, Dropbox, почту, Skype, группу в vk, redmine и Basecamp. Сейчас при старте очередного pet project, пожалуй, попробовал бы teamer.ru. Если б команда состояла из одного меня или сплошных гиков, то Astrid.

Мои приветы и пожелания успехов всем, кто занимается созданием )
Я тестировщик . Всю жизнь - "свободный тестировщик всего", а последние 4 года работающий в качестве тестировщика. Работал в нескольких новых проектах. сейчас удалённо работаю за деньги.

Во всех проектах -очень важно - коммуникация постоянная между участниками проекта! на всех уровнях. от директора- до администратора по хоз. части. Свободная коммуникация.
Скайп -чаты. два как минимум. Один - по проекту, второй - для общения,ссылок, юмора и т.д. Это то ,что скрепляет команду ))
Скрам. Можно обсудить коллективно в какой форме будет удобнее проводить . Но "планёрка" -это полезно.
Доска- хороший командный артефакт)придумывается совместно.
(прикольно работать с живыми тасками. отвлекаться от мониторов для того,чтобы перевесить карточки)
Хороший трекер и вики!
(Интересный трекер pivotal .)ну кому что удобнее для разных проектов может быть по-разному.
В командной Вики - создавать структуру описания бизнес-процессов - это полезно для уточнения того или иного нюанса в проекте. Бизнес процесы- должны быть лаконичными и понятными - Всё нужно детализировать,в етвить.
Ещё хорошо- когда воспитываются общие позитивные черты - кто-то делится интересным, пропогаднируется здоровый образ жизни, за бросить курить -поднять зарплату- это круто ) или например, купить теннисный стол.
Делиться знаниями. Вытягивать из молчаливых умных коллег какую-нить презентацию небольшую - чтобы знаниями делиться с командой.
Свободомыслие! и коллективная дисциплина. Если есть психолог в команде- это большой плюс! )) С ним всегда можно что-нить обсудить случайно встретив его в столовой)
Если новый сотрудник и собеседование- то обязательно на каком-то этапе проводить командное собеседование. Причём команда, у кого есть желание, тоже обсуджает кандидата на всех этапах собеседования. И мнение команды- это серьёзно. Не одному же продукт овнеру и кадроманагеру с кандидатом работать)
Мыслей очень и очень много . Перегоняют друг друга.
Успехов вам в вашем проекте!

перепробовал практически все что есть, сейчас пользуюсь timelab - очень доволен.

что хорошо: удобная постановка задач, наличие учета времени (класный таймер), бесплатная (но была бы платной платил). Очень удобный редактор документов

что не хватает: ответ на комент из почты (нужно логинится в интtрфейс), диаграмы ганта, переноса задач из проекта в проект, svn (ага, было просто великолепно),

Однако - все существующие решения исповедуют логику проект-веха-задача. Видимо это логично и привычно, но мне не хватает логики Цель\замысел\программа\серия задач\коррекция.

Будучи веб-разработчиком больше 8 лет я успел поучаствовать в разных проектах и попользоваться массой инструментов для управления проектами и задачами.

В один прекрасный день я захотел написать свой инструмент, чтобы он мог выполнять минимальный необходимый набор возможностей(создание проектов, списков задач и самих задач + совместная над ними работа) и был простым как валенки. Для управления этим проектом я пользовался им же. Дойдя до какого-то логичного завершения, написав основной функционал настал кризис развития: не знаю что бы еще добавить и улучшить. В итоге проект вышел мертворожденным, не смотря на мою к нему любовь.

Мораль: даже (субъективно) идеальный инструмент не научит управлять проектом, планировать и мыслить стратегически, не теряя идеи и видения.

Всем привет! Мы пробовали различные системы, самой эффективной для работы внутри команды показался redmine, однако, как оказалось, его редко кто читает и без пинания в скайпе "я на тебя кинула таск, глянь" система не работала и никакие начальники в "наблюдателях" не помогали. Хотя система в целом ничего так, неудобно то, что ее надо на сервер зливать.

Попытка номер 2 - Mavenlink. Как для работы внутри команды, так и с клиентами, никаких доп. приложений, вся работа онлайн. Но и тут свои сложности - в бесплатной версии всего 3 проекта доступно, а так же нет никакой возможности обновлять задания, писать комментарии. При создании задачи приходит email,но толку мало, т.к. он теряется в целой туче подобных emailов. Сплошное разочарование, сейчас для своих нужд используем Google docs, не идеальный вариант, но хоть что-то...

Спасибо за внимание!

Я работала PM-oм в нескольких IT проектах и использовала различные системы управоения проектами.
Начинали мы с обычного Excel, который выполнял самую простую задача - создание списка тасок- беклога, и пока тасок было мало он нас воплне устраивал, но когда количество их выросло и нужно было приоритезировать задачи, ставить им оценку и т.д пришлось искать другие инструменты.
Перепробовав множество сервисов я начала работать c Acunote - он решал все наши задачи, удобная оценка, статусы тасок. овнеры, удобная приоритезация. но я столкнулась с новой прблемой когда нужно было составить график проекта. Что то на подобии гант чарта. В Acunote нет ничего подобного и я прибегла к Microsoft Project - неудобные интерфейсы и слишком большое количество функций не сделали меня счастливой и гант чарт я делала по итогу в Excel долго и болезненно.
Сейчас я работюа в новом IT проекте и мы используем Jira, которая добивает меня своим "куцым" интерфейсом, но на функциональность грех жаловаться :) Хоть иногда и уходит порядка 15 минут чтоб найти нужную функцию.
Вот так вот я продолжаю свою войну с системами управления проектами. :)

Пользуемся basecamp (в том числе новым), не хватает:
* какого-то сводного экрана где было бы видно кто чем занят в команде, хотя бы как-то кратко
* удобного мобильного клиента с возможностью работы оффлайн и последующей синхронизации (iPhone+iPad)
* возможность ведения электронных таблиц и более продвинутого текстового редактора, сейчас для этих целей используем Google Docs

Я управляю мелкими и средними веб проектами с 1999 года и у меня есть большая боль - они никогда не выполняются в полном функциональном объеме, качественно, в срок и в соответствии с нефункциональными требованиями. То есть бывает максимум 3 из 4 :)

Если честно, то прежде всего виноваты люди. Чаще всего отношение разработчиков, затем недальновидность клиента и наконец коммуникация менеджера. Если ваш продукт сможет решить эти три момента, половина работы будет уже сделана. Можно ли автоматизировать человеческий фактор?

Далее, функционал. Было бы идеально, чтобы можно было выбирать степень сложности системы, этого кстати нигде нет. То есть для серьезных проектов давать все что есть в Jira, а для простых оставлять только возможности типа Basecamp, с соответствующим упрощением интерфейса.

Ну и последнее, немного помечтаю :) Идеальный проект продвигается вперед мелкими шажками по lean принципу. Это значит, что все его смотрят и подправляют одновременно, желательно включая конечных пользователей. Сможет ли ваш продукт предсказывать коммерческую ценность уже произведенного кода, кода весь продукт в целом не только еще не запущен, но даже не написан?

Удачи!

Ми -троє молодих колег на чолі з 62-річним кризовим менеджером- прийшли працювати на проект, що вже тривав біля двох років та добігав свого кінця. Одним з deliverable в ньому була база даних, що складалась з понад ста п'ятдесяти підпроектів. Реалізовано все було у програмі MS Access, а саме - у її версії 2010 року.
"Розгрібати" зроблене і незроблене довелося саме нам, і в досить стиснуті троки. Необхідно було поновити свіжими даними усі підпроекти, чого не робилося майже рік. Вирішили працювати над оновленням усі четверо. Крім ускладнення у формі необхідності встановити усім нову версію цього офісного продукту -чи принаймні її попередню версію 2007-го року- ускладнення виникли з узгодженням зроблених змін. Нам були відомі деякі прилаштунки для уможливлення спільної роботи над файлами формату Word та Excel (найефективнішою виявився інструмент від Google - Cloud Connect, що хоч і сповільнював і без того повільний старий лептоп нашого старшого наставника, досить чітко синхронізував зміни, зроблені кожним з нас). Проте ми не знайшли хорошого інструмента для синхронізації змін, зроблених в Access. Тож довелось організувати роботу таким чином: троє з нас брали частину роботи та прописували необхідний текст у txt та doc форматах, а четвертий - зводив усі новостворені записи в базу - лише одна людина мала право вносити зміни. Щоб чергувати рутинну copy-paste роботу з більш творчою -по написанню текстів- ми мінялися ролями. Коли той з нас, що останній вносив зміни у Access-файл, завершував роботу, він називав цей найновіший іменем у форматі місяць-день-година-хвилина модифікації та пересилав цей 7-мегабайтовий файл усім іншим (тоді ми ще не були знайомі з такими інструментами, як Dropbox...).
За два дні до дедлайну сталась прикрість, що підірвала "бойовий" настрій нашого старшого колеги: він вибрів найважчий підпроект та вирішив вписувати текст безпосередньо в поля бази даних - щоб нам було легше перенести зміни у master-версію. Цей літній, але натхненний та енергійний чоловік, працював над цим підпроектом біля чотирьох годин, але, через якийсь неправильний рух - всі зміни зникли! (багато людей, особливо старших, забуваюсь періодично зберігати поточний файл..) Розпачу нашого колеги не було меж...
За день до терміну здачі результатів роботи ми виявили ще одне технічне ускладнення. По деяких підпроектах тексту було багато, а за деякими - значно менше. Для звіту ми мали перевести базу даних у формат Word та роздрукувати. Так само ми мали забезпечити можливість повноцінного друку майбутніми користувачами кінцевого файлу. Проблема була в тому, що поля. в які вносився текст, не змінювали свого розміру автоматично, відповідно до обсягу внесеного тексту, тож встановлюючи кожне з полів певного розміру ми або обрізали текст для підпроектів з більш розгорнутим описом, або ж мали значні порожні ділянки для інших, більш лаконічних за описом підпроектів. Розбиратися з цією проблемою не було часу, тож було вирішено зробити поля за розміром максимального за обсягом тексту підпроекту. Кількість сторінок роздрукованого документу одразу зростала з 350 сторінок до майже 500! Все ж, керуючись екологічними міркуваннями, ми вирішели приділити час для знаходження рішення цієї проблеми. Зрештою вдалося знайти налаштування, що робило розмір полів з однією ячейкою плаваючими (вони підлаштовувалися під обсяг тексту). Та зробити такий же фокус для таблиць не вийшло - в жеяких місцях текст обрізався, а у всьому документі в місці використання таблиць було багато порожнього місця.

Ще одна історія, що показала відсутність -поки що- дійсно хорошого рішення для спілної роботи над одним і тим же документом кількома членами проектної команди. Цього разу ми вже були знайомі із сервісом Dropbox. Можливість доступу до спільних робочих файлів та їх миттєве безпроблемне оновлення надихало нас -молодших членів колективу- долучати до цього інструменту колаборації старших колег. Але у нас склалися завищені очікування: у Dropbox неможливо зберегти зміни у файлі, що відкритий більше ніж на одному комп'ютері. Пріоритетне право на збереження змін має тей користувач, що першим його відкрив. При тестуванні можливості одночасного збереження змін комп'ютер другорядних користувачів, що теж зберігали файл, зависав. Не знаю, чи можливо знайти рішення цієї технічної задачі, але -якщо воно буде знайдене- рішення буде надзвичайно корисним!

Успіху вам!

З повагою,
Віталій

(текст слегка отредактирован при модерации)

Я помогал с друзьями валить режим Кучмы. Пользовались обычной почтой и группами. А наши партнеры, которые тоже не любили Данилыча и вызвались нам помогать, имели весьма странное неосовковое представление о демократии. Поэтому в переписике с сотрудниками проекта для описания этой группы борцов с режимом (были и другие, вполне вменяемые) мы использовали термин "*удаки". Примерно через месяц переписки выяснилось, что сисадмин добавил в группу рассылки в т.ч. "*удаков" и они узнали много нового о сущности демократии в отечественных услових и конкретно их собственной роли в ее развитии.

В работе нашей компании мы используем метод ПМ с палкой и Excel. День начинается с Excel и ПМ пока без палки, мы наперегонки пытаемся влезть в Эксель, т.к. планированием одновременно может заниматься один человек. Пока один заполняет планы, другие могут заниматься работой, затем в течении дня кто-то вспоминает, что не заполнил планы в табличку Excel и заполняет. В течении дня никто в планы не смотрит, т.к. ПМу это не надо - у него есть свой план - никто его не знает, но все должны его выполнять. В конце дня каждый выполнил свой план, но никто не выполнил план ПМа, поэтому появляется палка и ПМ всех бьет (образно конечно, но лучше бы бил).

Я не люблю планирование в нашей компании.

Ми використовуємо інструменти для спільної роботи щодня в рамках нашої стратегічної діяльності. Наразі, це Basecamp. Що мені там дуже подобається, так це можливість коментувати топіки, документи і тд. за допомогою email, просто тисну реплай і друкую відповідь. Читав, що свого часу, це зробило революцію у комунікації компаній із клієнтами. Крім того, подобається наявність архіву версій будь-якого документа (теж потрібна річ).
На рахунок організації власного робочого процесу - користуюся google task. Важливий момент - google task правильно і дуже грамотно проводить синхронізацію. Пам'ятаю, одного разу пробували новий інструмент і в останній момент перед публікацію протоколу по зустрічі відвалився інет, а аплікуха намагаючись синхронізуватися з клаудом просто видала помилку і стерла увесь набраний текст, а це близько години роботи.
Ще би дуже хотілося, аби список тасків в рамках проекта можна була експортувати у звичайний текстовий файлик і зберігати собі окремо.
Інший напрямок моєї діяльності - організація івентів. Там все простіше, бо кожен бере на себе шмат роботи (закриває якийсь певний напрямок) і інші не хвилюються за це. Але на перших порах, до узгодження теми, спікерів, каво-павз і такого іншого використовуємо листування по email, рідше - google docs.

Big pain in my project - это конечно же PREZI. Замечательная, удобнейшая, чудная и милая глазу он-лайн утилита, которая создает не менее изящные и оригинальные презентации. Целую неделю всем отделом креативили проект для клиента, расписали во всех красках, сама бы купила не глядя. Потратили кучу сил и энергии, выпили все соки из дизайнера и чуть не свели с ума аккаунт-менеджера. Результат получился - загляденье! Но не в этом суть. Потому что все это конечно хорошо, Web 2.0 и все такое, но вот только конечный продукт в результате не открылся у клиента. Не открылся и все. Наверное, у клиента не был установлен флэш. Мы этого никогда не узнаем. Потому что нам пришлось делать скриншоты и высылать в Powerpoint... Выпендрились, называется. Я успела? ;)